Accompagner la transition numérique des organisations

Recensons ici les différentes manières dont les structures membres du CHATONS accompagnent les organisations (associations, TPE/PME, collectivités locales, etc.) dans leur transition numérique.

N'hésitez pas à relayer ici votre propre expérience.

Les structures qui s'adressent à ReflexLibre sont quasiment toutes des associations avec salarié⋅es ou des TPE/PME. Dans ce contexte, celles-ci ont des besoins numériques liés au développement ou au maintient de leurs activités et n'ont en général pas de vue d'ensemble des solutions qui peuvent s'offrir à elles. En parallèle, certaines structures ou certaines personnes au sein de ces structures, engagées voir militantes, sont conscientes des enjeux sociétaux en matière de numérique et souhaitent adopter les meilleures pratiques possibles. D'autres n'ont pas conscience de ces problématiques, voir seront sur leurs gardes si elles pensent que l'engagement de ReflexLibre (vis à vis du Libre, de indépendance numérique et de la protection de la vie privée) peut nuire au choix des meilleures outils vis à vis de leurs problématiques.

ReflexLibre fait de son mieux pour accompagner ces structures dans la réalisation de leur projet et essaie d'évaluer jusqu'où ces structures peuvent aller vis à vis de leurs indépendances numériques sans pour autant faire prendre un risque à la réussite de leur projet. Dans de rare cas, ReflexLibre refuse certains projets qui sont incompatibles ou comportent un risque trop important d'aboutir à des demandes allant à l'encontre des engagements de ReflexLibre.

Concrètement, l'accompagnement peut prendre plusieurs formes:

• du conseils
• de l'hébergement et de la configuration de logiciel libre
• le paramétrage de logiciels libres sur les machines des salarié⋅es
• du développement de fonctionnalités et de correctifs
• du support des usager⋅es des services proposés (niveau 1 ou 2 selon la taille de la structure)
• de la formation

Connaître à minima la structure permet de pré-configurer au mieux les outils déployés afin de maximiser les chances de réussites du projet. Il y a donc une part de déploiement automatique et une autre que je fais manuellement en fonction de ce qu'a exprimé la structure et qui lui est spécifique.

Les formations, conférences et ateliers permettent aussi aux structures d'expliquer leurs choix à leurs salarié⋅es, leurs usager⋅es et de renforcer et promouvoir des valeurs qui sont ou deviennent aussi les leurs. C'est aussi un bon moyen d'aider aux changements des pratiques internes.

Alsace Réseau Neutre propose avec le Hackstub (Hackerspace à Strasbourg) un lieu où découvrir, réfléchir et agir sur les questions numériques et technologiques impactant la société. L'association propose notamment un créneau chaque vendredi soir ainsi que des conférences et des ateliers mensuels “Libérons-nous du pistage” (Configuration du navigateur, installation de logiciel libre pc et smartphone, auto-hébergement). Ces derniers sont avant tout destinés aux particuliers, bien que de nombreuses personnes viennent y découvrir certaines pratiques pour les appliquer dans leurs structures. L'association est ouverte aux demandes d'intervention au sein des structures même. Selon la disponibilité et le type de structure, l'intervention peut être gratuite ou non, et prendre différents aspects.

ARN propose également différents services qui peuvent répondre à certains besoins de petites structures et réponds de son mieux aux questions sur ces outils lors des créneaux du vendredi soir ou via les tickets de supports en ligne.

Lors de l'AG 2020, 15% des membres d'ARN étaient des personnes morales.

Le Filament est une SCOP (Société Coopérative Ouvrière de Production) spécialisée dans l'adaptation de logiciels libres aux besoins de ses clients. Nous intervenons auprès d'associations et d'entreprises, principalement pour des besoins liés à l'amélioration de la communication et des échanges en interne, mais aussi pour la mise en place de plateformes destinées aux usagers / clients de nos clients.

Nous avons 2 volets dans nos prestations :

1. Un volet accompagnement / coaching d'équipe / gestion de projet intervenant à plusieurs étapes du projet :
   1. Au démarrage avec l'accompagnement des futurs utilisateurs pour correctement définir leurs besoins, les prioriser, les questionner, les affiner en amont
   2. Puis pour cadrer les activités pendant toute l'avancée du projet, recueillir les retours utilisateurs, modifier les priorités, organiser des formations itératives au fur et à mesure des fonctionnalités déployées,
   3. Enfin pour fournir du support technique et fonctionnel aux utilisateurs pendant la phase d'utilisation du logiciel
2. Un volet plus technique avec :
   1. L'intégration de logiciels libres,
   2. Le développement des fonctionnalités (ou le plus souvent l'adaptation de fonctionnalités existantes) répondant aux besoins des clients,
   3. Le développement et l'intégration de connecteurs avec d'autres plateformes,
   4. La reprise des données existantes,
   5. La maintenance des outils déployés (mises à jour, supervision, sauvegardes, restauration en cas de problème)

Nous pouvons intervenir sur une partie uniquement du projet (par exemple : ateliers clients et rédaction cahier des charges ou développement d'une nouvelle fonctionnalité) même si le plus souvent nous proposons de réaliser toutes ces tâches (ce qui peut être un plus pour le client d'avoir un interlocuteur unique qui gère le projet dans son entièreté). Aujourd'hui nous travaillons principalement avec Odoo pour la partie technique (le deuxième volet de nos prestations) dans sa version communautaire (ERP libre et open source), aussi si le projet nécessite la mise en place d'autres outils, nous pouvons faire appel à des partenaires pour répondre sur leurs spécialités (Gestion Électronique de Documents, E-mail, Partage de documents, Extranet, Site Internet, etc.).

Enfin nous proposons des séances de sensibilisation à la protection des données, à l'utilisation de logiciels libres et à la cybersécurité.

paquerette.eu est une marque hébergée dans la CAE opteos.fr à Lille mais les membres de l'équipe sont sur Bordeaux, Brest et la région parisienne.

En plus de notre activité d'hébergement de services open source dans le respect de la charte CHATONS, nous sommes labelisé PANA (Point d'Appui Numérique aux Associations) et nous proposons systématiquement de l'accompagnement à la fois sur la découverte des fonctionnalités des services que nous proposons et sur les bonnes pratiques de l'animation réseaux et la facilitation de projets collectifs dans l'esprit de ce que propose animacoop.net

Nous effectuons aussi des prestations d'accompagnement sur WordPress et YesWiki.

Nous sommes régulièrement sollicité par des associations pour les aider dans la mise en oeuvre de CRM et c'est l'un de nos axes de développement sur 2021-2022.

Nous sommes aussi capable de répondre à des besoins spécifiques qui nécessitent des développements sur mesure.

Le Cloud Girofle est une association dont les membres sont basés à plusieurs endroits en France (région parisienne, Loir-et-Cher). Nous proposons des services web à destination de structures (associations, collectifs informels, petites entreprises de l'ESS) qui souhaitent s'éloigner des GAFAMs. L'association fonctionne sur le modèle du prix libre : nous sommes transparents sur le coût des services (location de serveurs, etc), afin que chacun⋅e puisse déterminer une contribution juste. Notre objectif est d'être accessible à tout type de collectif. Dans cette logique, nous n'appliquons pas de limitation arbitraire aux services que nous proposons (espace disque, nombre d'utilisateur⋅ices, etc) ; par contre, les ressources des machines sont limitées, et nous comptons sur l'auto-régulation et la bonne entente des membres pour partager les ressources :)

Nous avons fait le choix de proposer un ensemble limité de services ; par contre, nous prenons le temps d'adapter les services aux besoins des structures, de fournir une formation et du support en cas de pépin.

Parcours d'une structure qui nous contacte :

• Premier contact: Lors du premier échange de mails, nous arrivons souvent à déterminer si notre CHATON pourra accompagner la structure ; si ce n'est pas le cas, nous la redirigeons vers un (ou des) autres CHATONS.
• Inventaire des besoins: Si les besoins exprimés de la structure semblent correspondre à ce que nous proposons, nous organisons un échange téléphonique ou visio. C'est une discussion qui vise à répondre aux questions suivantes :
  • Connaître la structure qui souhaite être hébergée ; nous aimons connaître nos hébergés, ça rend la relation plus humaine
  • Présenter en quelques mots le Cloud Girofle : nos valeurs, notre fonctionnement, nos services
  • Échanger autour des besoins en services libres ; l'objectif est double : (1) s'assurer que les services que nous proposons vont bien répondre au besoin de la structure, (2) faire émerger des besoins (ou au contraire se rendre compte que certains besoins n'en sont pas/plus vraiment, dans une logique de sobriété numérique).
• Mise en place des espaces: Suite à cette discussion, nous déployons les espaces discutés et les configurons. Nous disposons d'un répertoire de documentation qui répond à beaucoup de questions fréquentes. Cela nous prend de quelques jours à une semaine, suivant la disponibilité des adminitrateur⋅ices. Sauf demande contraire, nous déployons une instance (Nextcloud, Discourse) par structure, et les structures sont autonomes dans l'administration de l'espace (création d'utilisateur⋅ices, groupes, modération). Le Cloud Girofle se charge lui de la mise à jour des logiciels, et de répondre aux éventuelles questions/besoins.
• Formation: Nous proposons systématiquement aux structures accueillies une formation (facultative) à l'utilisation des services, qui prend la forme d'une visio avec partage d'écran où nous passons en revue les fonctionnement général du service, ainsi que les fonctionnalités dont la structure aura besoin. Le Cloud Girofle n'a pas les moyens de former tous les utilisateur⋅ices finaux malheureusement, et nous demandons qu'une personne (ou un petit groupe) de membres de la structure jouent ce rôle ; ce sont en quelque sorte des “référent⋅es formation”.
• Support: lorsque les référents formation de la structure ont une question sans réponse, s'il y a des soucis sur un des espaces, ou si la structure souhaite faire évoluer son espace, nous restons disponibles par mail, ou en cas d'urgence par téléphone/visio.

Auto diagnostic numérique proposé par Uniformation