Organiser une portée

Désormais, une nouvelle portée de chatons est accueillie à chaque solstice, autour du 21 juin et du 21 décembre. Tout au long de de l'audit et des discussions, qui constituent l'analyse des candidatures, et ensuite de la validation ou non de celle-ci par un vote, il faut s'assurer de bon déroulement de toute la procédure.

Au minimum 4 mois avant l'annonce d'une nouvelle portée (21 juin ou 21 décembre), il faut publier sur le forum le calendrier correspondant dans la catégorie Collectif / Candidatures.

Ce calendrier permet de préciser aux candidats les différentes phases du processus :

• 15 avril / octobre : date limite de candidature pour la ??ème portée (toute candidature arrivée au-delà de cette date ne sera pas analysée)
• du 16 avril / octobre au 15 mai / novembre : analyse des candidatures par les chatons (publication des audits en commentaires sur le post forum de chaque candidature)
• du 16 au 30 mai / novembre : période dédiée à la modification des candidatures par les candidats suite aux audits
• du 1er au 20 juin / décembre : période de vote
• le 21 juin ou 21 décembre : annonce de la portée

Il convient de vérifier régulièrement (idéalement chaque semaine) si des candidatures ont été publiées sur le forum.

Si c'est le cas, il faut :

• vérifier que les autres éléments de la candidature (fiches sur chatons.org) ont bien été rédigés
• s'il manque des éléments, l'indiquer au candidat en commentaire sur le post sur le forum
• ajouter un commentaire à la candidature indiquant qu'elle est prise en compte et explicitant le déroulé de la procédure

Voici le texte utilisé jusqu'à maintenant :

Bonjour @XXXX,

Merci pour votre candidature ! Je suis @[Nom] du chaton Membre du collectif CHATONS [Nom chaton], je m'occupe d'accompagner la prochaine portée. Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas, je suis là pour cela.

📆 Au niveau du calendrier (ajout ici d'un lien vers le post sur le forum), votre candidature sera examinée pour la ???ème portée qui sera validée le ????.

😺 Si vous avez l'envie et la disponibilité, je vous incite à assister aux prochaines réunions virtuelles mensuelles du collectif (ajout ici d'un lien vers le post sur le forum).

Enfin, je vous recommande fortement de suivre l'ensemble des échanges qui se déroulent sur le forum.

Bonne journée

A la date limite, vérifier que chaque candidature à la portée est bien complète.

Préparer une publication sur le forum qui synthétise les candidatures valides.

Vous pouvez utiliser ce modèle.

Voir Guide : Faire l'audit d'une candidature [Guide]

L'échange avec les membres des structures candidates se fait sur le forum.

Le 1er juin / décembre, il faut annoncer la période de vote sur le forum.

Les modalités du vote sont les suivantes :

• Les votes se déroulent sur le forum

Seules les candidatures de cette portée sont éligibles. Un sujet est créé spécifiquement pour le vote. Il est possible d'utiliser le modèle suivant

Toute personne ayant un compte sur le forum peut commenter le vote, qui est public.

Suivre cette page pour créer son compte sur le forum.

• Chaque structure membre du collectif doit consulter chaque candidature et s’assurer que la majorité des engagements de la Charte et du Manifeste sont remplis.

Pour cela, elle peut s’appuyer directement sur les commentaires et les audits de ses pairs, qui se sont principalement appuyés sur la liste de conformité à la Charte.

• Les mentions possibles sont : à rejeter, à retravailler, passable, assez bien, bien, très bien.

Seul le dernier vote des membres validés du collectif est pris en compte.

1 seul vote par structure est autorisé : à vous de déterminer dans votre structure qui vote, et dans quel sens.

• Le modèle de sujet permet d’expliquer son vote toujours de manière bienveillante afin que la structure candidate puisse améliorer son offre de services qu’elle fasse partie de cette portée ou non.

Exemple : « Pour le chaton X, bien malgré [tel manquement à la charte] car cette structure est très prometteuse » ou encore « Pour le chaton Y, passable car il y a encore trop d’améliorations à faire sur [tel manquement à la charte] ».

Attention de regrouper les commentaires de vote dans un même paragraphe et de ne pas faire un commentaire par vote.

• La prise de décision se fait au jugement majoritaire (Cf Gouvernance). La mention majoritaire minimum pour entrer dans le collectif est assez bien.

En cas d’égalité, une procédure d’appel sera mise en place.

Dans tous les cas, le candidat-chaton peut se représenter à la portée suivante.

La date limite pour voter est le 20 juin / décembre.

Modèle de publication

Les votes sont clos à la date précisée sur l'agenda de la portée.

Un outil a été créé pour extraire automatiquement les votes exprimés et les intégrer à une feuille de calcul.
Puis, un modèle de feuille de calcul permet l'analyse presque automatique des votes.

État de la candidature (réservé à l'administration) –> chaton approuvé
Statut de la structure (réservé à l'administration) –> En activité

Bonjour @xxxxx ! Suite au vote majoritaire, la candidature de XXXX est validée.

Bienvenue au sein du collectif CHATONS Le Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidairs! 😻

• Apparaître sur chatons.org – Mise-à-jour de vos fiches

Votre structure est désormais visible par tous les internautes sur le site chatons.org : https://www.chatons.org/chatons/xxxx

N'hésitez pas à y retourner pour compléter l'ensemble des fiches descriptives si vous souhaitez apparaître dans les résultats des différents types de recherche.

• Réunion d'accueil

Afin de vous accueillir comme il se doit, une réunion virtuelle d'accueil des nouveaux membres de la portée va être organisée.

Un sondage est créé pour fixer une date afin que toutes les nouvelles structures puissent y participer : ajouter ici l'URL.

Merci d'y indiquer vos disponibilités d'ici le 1er janvier / juillet. Si aucun des créneaux proposés ne vous convient, merci de proposer d'autres créneaux.

• Forum

Je vous rappelle que le collectif utilise principalement le forum pour échanger.

Merci donc de vous y rendre régulièrement pour prendre connaissance des discussions en cours et y participer.

Afin d'informer et d'impliquer les chatons – mais pas uniquement – dans les procédures de validation de candidatures que sont les portées, il faut communiquer, notamment par le forum et le blog.

Ces posts ponctuent toute la portée, en voici des modèles.

• Modèles : Publications sur le forum dans le cadre d'une portée

• Modèles : Articles de blog dans le cadre d'une portée

• Modèles : Actualiser l'issue de candidature