Texte adopté suite au vote du 15/12/2023

Rédaction : Marie de Libretic, Margaux du Cloud de Girofle, Ppom de Picasoft

Rendre autonome les CHATONS et les laisser s’approprier les sujets par groupe de travail. La proposition est une synthèse du tableau des tâches d’Angie réalisé par Fabrice, faisant ressortir 5 catégories:

• Réunion mensuelle
• Camp chatons
• Portée
• Administration fonctionnelle des outils internes
• Com externe (mise de côté au départ)

Il était nécessaire de prendre en compte que sans salarié.e.s le champ d’action devait être réduit. Des référent.e.s ou groupes de coordination se feront connaître par le forum selon ces thématiques. Les mandats seront limités dans la durée pour ne pas s’épuiser ad vitam eternam dans un rôle.

La réunion mensuelle va devenir très centrale dans notre fonctionnement. Le forum est un moyen d’échange, mais la réunion mensuelle, étant synchrone, a son importance. Elle ne sera pas un lieu de prise de décision, mais bien un lieu d’information, d’échange, de proposition de groupe de travail, de résumé de l’activité des CHATONS, à chacun de se désigner pour telle ou telle tâche, de proposer un groupe de travail.

Rien ne change fondamentalement, si ce n’est la nomination d’un/des coordonnateur·ice(s) référent·e(s) dont la fonction support pour l’année calendaire (mandat à venir) est de :

• Répondre aux interrogations des acteur·ices,
• Créer les pads des ODJ /CR,
• Publier le calendrier de l’année à venir sur le forum en intégrant les pads pré-créés avec le modèle présent dans le wiki.

Le groupe de coordination complète le topic de la litière au fur et à mesure si nécessaire. Il veille à la publication des annonces et des rappels mensuels par les animateur⋅ices, ainsi qu’à la proposition du calendrier de l’année suivante dès le mois de novembre (à intégrer dans le pad d’octobre dans la rubrique « todo »).

A chaque fin de réunion mensuelle un temps est pris pour définir les 3 rôles nécessaires au bon fonctionnement de la réunion suivante :

Animation

• Publier l’annonce de la réunion sur le forum pour la prochaine réunion selon le modèle : https://wiki.chatons.org/doku.php/aider/participer/reunions/forum dès l’issue de la réunion
• Veiller à ce que l’ordre du jour se remplisse
• Faire des rappels « en conséquence » : 2 semaines avant, la veille, voire le jour même
• Animer, modérer les échanges pendant la réunion

Prise de notes des échanges

• Pendant la réunion, sur le pad publié sur le calendrier de l’année
• Poster le compte-rendu sur le forum à l’issue de la réunion

Maître du temps

• Rappeler le timing des sujets, signaler les hors sujet.

Ces rôles sont inscrits dans le pad de la réunion suivante.

Un groupe de travail composé de volontaires se monte chaque année pour l’organisation du camp. Il est nécessaire d’y penser en fin d’année pour l’année suivante, compter 6 mois d’organisation pour être bien.

Une passation avec une nouvelle équipe pour l’année suivante sera faite lors du camp, à penser en fin de programmation - par ex. atelier collectif (format forum ouvert) pour élaborer une pré-proposition de programme.

Au moins 3-4 personnes qui s’organisent en autonomie en s’appuyant sur les expériences passées et la fiche wiki https://wiki.chatons.org/doku.php/camp_chatons

La manière de s’organiser et la structure du camp peut évoluer !! Tout en préservant la coconstruction du programme et les valeurs fondamentales du collectif.

Diffusion d’info régulièrement sur le forum pour dates, lieu, etc.

Penser à alimenter le wiki chaque année.

Concernant l’avancée des fonds pour les réservations, tant que les CHATONS n’ont pas de structure officielle, des membres de CHATONS se proposent pour effectuer cette avance. (aujourd’hui Le Cloud Girofle et DeuxFleurs).

Confiance en la capacité du collectif à s’organiser et se coordonner pour organiser ce camp.

2 personnes organisent la portée (et non 1, tout le monde n’est pas aussi efficace qu’Angie rire). Une personne pourrait suffire, mais l’avantage d’un binôme est d’avoir un backup. Le binôme peut se coordonner sur un canal privé, sur le forum, matrix… Comme il veut.

Le binôme a les mêmes tâches qu’Angie actuellement :

• Annoncer la portée
• Annoncer les jalons (candidatures, revues, votes)
• Faire un appel à candidatures sur le forum pour avoir au moins deux auditeur·ices pour chaque candidat
• Faire le décompte des votes
• Organiser la réunion de bienvenue
• Faire un appel à volontaires pour le binôme qui organisera la prochaine portée.

La plupart de ces tâches sont déjà bien documentées sur le wiki. Le mettre à jour pour inclure la partie binôme/continuité.

Sur ces outils :

• Nextcloud (Cloud Girofle)
• Mypads (Framasoft)
• Wiki (Framasoft)
• Site web (Framasoft)
• Forum (Indie Hosters)
• BBB (Pâquerette)
• Matrix
• Dépôt git

Techniquement les CHATONS qui gèrent les services actuels continueront. Cela demande toutefois d’assurer une gestion des inscriptions, de l’administration…

Pour le forum : On se décharge sur le GT Modération/Médiation qui devra prendre la question des admins.

Les gens qui veulent être admins se déclarent dans un fil dédié par outil et seront référencés pour les demandes de permission via ce fil.

Sur la réinscription active au collectif via case à cocher : Maxime (Cloud Girofle) et Denis (Infini) et Sylvain (Paquerette) prennent en charge les relances de début d’année. On peut aussi voir comment automatiser un certain nombre de choses à terme.

Réseaux sociaux Stéphane ne se réengage pas sur les RS. Proposition de mettre en pause, jusqu’à la création d’un GT pour s’emparer du sujet si des personnes sont intéressées - voir travail d’Ambrine sur les compétences des CHATONS .

Publication d’un message pour identifier publiquement les personnes qui ont à ce jour les droits et les codes sur ces comptes RS (les lister)

• Proposition de message : Attention, notre activité sur les réseaux est en pause pour l’instant. Pour nous contacter, rdv sur notre forum, https://forum.chatons.org

Formulaire contact Sur la gestion de l’adresse de contact : Garder l’adresse de contact et l’associer à un groupe de personnes identifiées sur le forum, configurer le discourse pour que les mails soient publiés directement sous forme de message privé sur le forum, accessible uniquement à un GT identifié.

Protège la confidentialité, et permet d’ajouter éventuellement d’autres participants du forum à la discussion. Si le mail est à une personne en particulier, on peut ajouter ces gens-là dans la convo.

Représentation externe - événements, médias Transmission des sollicitations par l’équipe qui gère le mail sur le forum, chacun.e s’en saisit comme iel le souhaite. Si pas de dispo/énergie, on répond désolé pas dispo pour cette fois.

Pour des évènements libristes, conférences, initiées actuellement par Angie : aux membres du collectif de s’emparer du sujet (ou pas).