Organiser une portée

Désormais, une nouvelle portée de chatons est accueillie à chaque solstice, autour du 21 juin et du 21 décembre. Tout au long de de l'audit et des discussions, qui constituent l'analyse des candidatures, et ensuite de la validation ou non de celle-ci par un vote, il faut s'assurer de bon déroulement de toute la procédure.

Au minimum 4 mois avant l'annonce d'une nouvelle portée (21 juin ou 21 décembre), il faut publier sur le forum le calendrier correspondant dans la catégorie Collectif / Candidatures.

Ce calendrier permet de préciser aux candidats les différentes phases du processus :

• 15 avril / octobre : date limite de candidature pour la ??ème portée (toute candidature arrivée au-delà de cette date ne sera pas analysée)
• du 16 avril / octobre au 15 mai / novembre : analyse des candidatures par les chatons (publication des audits en commentaires sur l’issue git de chaque candidature)
• du 16 au 30 mai / novembre : période dédiée à la modification des candidatures par les candidats suite aux audits
• du 1er au 20 juin / décembre : période de vote
• le 21 juin ou 21 décembre : annonce de la portée

Il convient de vérifier régulièrement (idéalement chaque semaine) si des candidatures ont été publiées en issue sur le dépôt Git.

Si c'est le cas, il faut :

• vérifier que les autres éléments de la candidature (fiches sur chatons.org et présentation sur le forum) ont bien été rédigés
• s'il manque des éléments, l'indiquer au candidat en commentaire sur l'issue git ou sur le post sur le forum
• tagguer la candidature avec les étiquettes `candidature` et `portée XX` (qu'il faudra créer si elle n'existe pas)
• ajouter un commentaire à la candidature indiquant qu'elle est prise en compte et explicitant le déroulé de la procédure

Voici le texte utilisé jusqu'à maintenant :

Bonjour @XXXX,

Merci pour votre candidature ! Je suis Angie, coordinatrice du collectif. Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas, je suis là pour cela.

📆 Au niveau du calendrier (ajout ici d'un lien vers le post sur le forum), votre candidature sera examinée pour la ???ème portée qui sera validée le ????.

😺 Si vous avez l'envie et la disponibilité, je vous incite à assister aux prochaines réunions virtuelles mensuelles du collectif (ajout ici d'un lien vers le post sur le forum).

Enfin, je vous recommande fortement de suivre l'ensemble des échanges qui se déroulent sur le forum.

Bonne journée

A la date limite, vérifier que chaque candidature à la portée est bien complète.

Préparer une publication sur le forum qui synthétise les candidatures valides.

Vous pouvez utiliser ce modèle.

Voir Guide : Faire l'audit d'une candidature [Guide]

Échanger avec les membres des structures candidates.

Afin d'informer et d'impliquer les chatons – mais pas uniquement – dans les procédures de validation de candidatures que sont les portées, il faut communiquer, notamment par le forum et le blog.

Ces posts ponctuent toute la portée, en voici des modèles.

• Modèles : Publications sur le forum dans le cadre d'une portée

• Modèles : Articles de blog dans le cadre d'une portée

• Modèles : Actualiser l'issue de candidature