Pour la fluidité, l’accompagnement et la facilitation des tâches à réaliser afin de mener à bien les réunions mensuelles, il est nécessaire de « trouver » un⋅e/des coordinateur⋅ices référent⋅e(s) dont la fonction support pour l’année à venir est de :

1. publier le calendrier de l’année à venir (en novembre)
2. créer les pads des ODJ / CR (un seul pad qui fait les 2)
3. s'assurer chaque mois que l'annonce de la réunion suivante et ses rappels sont faits

Le(s) coordinateur⋅ice(s) met(tent) à jour la page dédiée sur la litière (celle-ci donc) si besoin.

L’appel à candidatures pour rejoindre le groupe coordination des réunions s’effectue dès le mois d'octobre pour une prise de relais annoncée lors de la mensuelle de novembre.

Le calendrier annuel des réunions mensuelles de l'année suivante est proposé à la réunion du mois de décembre et publié dans la foulée sur le forum.

Il est préparé en respectant une alternance sur les soirées du lundi au jeudi de 20h00 à 21h30, hors jours fériés.

Ce choix d'alterner les soirées a été pensé pour éviter que des membres ayant déjà des engagements à l'année sur une soirée précise ne puissent jamais assister à la réunion mensuelle.

Sur ce sujet, vous pouvez consulter le sondage réalisé en novembre 2021.

Ce calendrier est publié dans un post dédié sur le forum, dans la catégorie "Réunions mensuelles".

Les dates sont ajoutées au calendrier du collectif CHATONS.

Des événements sont créés sur le groupe Mobilizon du collectif dès le mois de décembre.

Il convient d'y indiquer pour chaque réunion, le lien vers le pad ODJ / CR et le lien vers le salon BBB fournit par Pâquerette.

Voici un modèle de publication sur le forum pour annoncer une réunion mensuelle.

Après avoir fixé les dates de toutes les réunions mensuelles pour l'année à venir, il convient de créer l'ensemble des pads correspondants.

Les pads des réunions mensuelles sont tous créés dans un dossier MyPads CHATONS.

Ce dossier est accessible à toutes les personnes ayant un compte MyPads et ayant fait une demande auprès de l'un⋅e des admin du dossier (Angie, Pyg, Laurent pour l'instant).

Chaque pad est créé à partir d'un modèle auquel on change : la date de la réunion et le lien vers le pad de la réunion suivante.

Il convient de passer tous les pads en visibilité “publique” pour que les participant⋅es n'étant pas associé⋅es au dossier MyPads puissent quand même y accéder.

A chaque fin de réunion mensuelle un temps est pris pour définir les 3 rôles nécessaires au bon fonctionnement de la réunion suivante :

animation

• publier sur le forum, à l'issue de la réunion précédente, l’annonce de la prochaine réunion (modèle)
• veiller à ce que l’ordre du jour se remplisse
• faire des rappels « en conséquence » : 2 semaines avant, la veille, voire le jour même
• animer, modérer les échanges pendant la réunion

prise de notes des échanges

• pendant la réunion sur le pad dédié

maître du temps

• à compléter

Chacun⋅e est invité à enregistrer sa participation dans le tableau de répartition des rôles.