===== Organiser les réunions virtuelles mensuelles =====

Pour la fluidité, l’accompagnement et la facilitation des tâches à réaliser afin de mener à bien les réunions mensuelles, il est nécessaire de « trouver » un⋅e/des coordinateur⋅ices référent⋅e(s) dont la fonction support pour l’année à venir est de :
  - publier le calendrier de l’année à venir (en novembre)
  - créer les pads des ODJ / CR (un seul pad qui fait les 2)
  - s'assurer chaque mois que l'annonce de la réunion suivante et ses rappels sont faits

Le(s) coordinateur⋅ice(s) met(tent) à jour la page dédiée sur la litière (celle-ci donc) si besoin. 

L’appel à candidatures pour rejoindre le groupe coordination des réunions s’effectue dès le mois d'octobre pour une prise de relais annoncée lors de la mensuelle de novembre.

==== Calendrier annuel des réunions mensuelles ====
Le calendrier annuel des réunions mensuelles de l'année suivante est proposé à la réunion du mois de décembre et publié dans la foulée sur le forum.

Il est préparé en respectant une alternance sur les soirées du lundi au jeudi de 20h00 à 21h30, hors jours fériés.

Ce choix d'alterner les soirées a été pensé pour éviter que des membres ayant déjà des engagements à l'année sur une soirée précise ne puissent jamais assister à la réunion mensuelle.

Sur ce sujet, vous pouvez consulter le [[https://forum.chatons.org/t/questionnaire-pour-definir-les-creneaux-jour-et-horaire-des-reunions-virtuelles-mensuelles-en-2022/|sondage réalisé en novembre 2021]].

Ce calendrier est publié dans un post dédié sur le forum, dans la [[https://forum.chatons.org/c/collectif/reunions-virtuelles-mensuelles/|catégorie "Réunions mensuelles"]].

Les dates sont ajoutées au [[https://nuage.chatons.org/apps/calendar/p/pjdeXGe6SfsSaCpi|calendrier du collectif CHATONS]].

Des événements sont créés sur le [[https://mobilizon.fr/@chatons|groupe Mobilizon du collectif]] dès le mois de décembre.

Il convient d'y indiquer pour chaque réunion, le lien vers le pad ODJ / CR et le lien vers le [[https://bbb.paquerette.eu/b/dom-67q-irl-nfc|salon BBB fournit par Pâquerette]].

Voici un modèle de [[aider:participer:reunions:forum|publication sur le forum pour annoncer une réunion mensuelle]].

==== Création des pads des réunions mensuelles ====
Après avoir fixé les dates de toutes les réunions mensuelles pour l'année à venir, il convient de créer l'ensemble des pads correspondants.

Les pads des réunions mensuelles sont tous créés dans un [[https://mypads.framapad.org/mypads/?/mypads/group/chatons-wy2017o8/ | dossier MyPads CHATONS]].

Ce dossier est accessible à toutes les personnes ayant un compte MyPads et ayant fait une demande auprès de l'un⋅e des admin du dossier (Angie, Pyg, Laurent pour l'instant).

Chaque pad est créé à partir d'un [[https://mypads.framapad.org/p/modele-pad-reunion-mensuelle-w4hov7vo|modèle]] auquel on change : la date de la réunion et le lien vers le pad de la réunion suivante.

Il convient de passer tous les pads en visibilité "publique" pour que les participant⋅es n'étant pas associé⋅es au dossier MyPads puissent quand même y accéder.


==== Les différents rôles à attribuer ====

A chaque fin de réunion mensuelle un temps est pris pour définir les 3 rôles nécessaires au bon fonctionnement de la réunion suivante :

**animation**
	* publier sur le forum, à l'issue de la réunion précédente, l’annonce de la prochaine réunion ([[/aider/participer/reunions/forum|modèle]])
	* veiller à ce que l’ordre du jour se remplisse
	* faire des rappels « en conséquence » : 2 semaines avant, la veille, voire le jour même
	* animer,  modérer les échanges pendant la réunion

**prise de notes des échanges**
	* pendant la réunion sur le pad dédié

**maître du temps**
  * à compléter

Chacun⋅e est invité à enregistrer sa participation dans le [[https://nuage.chatons.org/s/AcFp8Yrxsjw3sfG|tableau de répartition des rôles]].